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在新形势下 创新企业档案信息服务机制
作者:管理员    发布于:2014-12-23 08:51:58    文字:【】【】【

在新形势下 创新企业档案信息服务机制
            
池富  徐文利 杨建宇 刘月梅

    内容摘要:在企业不断发展壮大、信息化、智能化、现代化程度有新的提高的新形势下,企业档案信息工作如何适应企业的发展变化,进而提升企业档案信息工作管理水平。我们经过几年的探索实践,在完善档案信息体制机制、建立健全企业档案资源体系,把日常收集与重大活动文件材料收集相结合,积极参加重大建设项目验收,重大活动、重点工作文件材料收集和归档工作。建好三个平台、建立健全企业档案利用体系。在内部网站、外部网站、LED显示屏播放三个平台上,把分散的档案信息资源,分门别类地科学地整合起来,充实虚拟档案库,实现档案信息资源共享。强化档案实体安全与计算机信息网络安全,建立健全企业档案安全体系。把档案库安全与网络信息安全,放在同等重要的位置重视,提高档案信息的安全保密防护水平。加强档案信息工作宣传报道等方面取得了一定的成效。

关键词:

 

   大同市供水排水集团是根据《大同市人民政府关于推进城市供水排水管理体制改革的决定》(同政发【2008】125号)文件精神,于2009年3月完成工商登记手续正式成立,大同市供水排水集团有限责任公司作为集团母公司,承担集团管理职能,集团下属6个子公司,是市政府授权特许经营城市涉水事务的机构。集团公司目前共管理深水井103眼,75mm以上输配水管线871公里,10千伏专用配电线路119公里,各种设备3154台,日供水量27万立方米,担负着全市120万人口和4011个工商企事业单位的供水重任,服务用户60852户。具有两大类135个参数的水质检测能力,其中生活饮用水检测能力达到国家《生活饮用水卫生标准》要求106项中的104项。

档案工作是党和国家工作中的不可缺少的基础性工作,也是企业管理工作中不可缺少的基础性工作。
   近几年来,公司信息部门在省市档案局馆的领导和公司领导的重视支持下,面对企业改制改革,保障城市供水排水的新形势、新任务对档案工作的新要求,我们以建立健全档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系为目标,严格贯彻执行档案收集齐全完整、管理科学规范、保管安全可靠、利用便捷高效的原则。以提供档案信息为己任,通过建立网上虚拟档案库与实体档案库相互依托、互相补充的模式、整合档案信息资源。坚持把收集企业内部信息与外部信息相结合,把收集纸质档案信息与电子档案信息相统一。在档案收集模式、管理手段、服务机制等方面取得了一定的成绩。为企业生产、营销、基建、管理等项工作的顺利完成,提供了档案信息支持服务和计算机及网络技术支持服务。
   
一、进一步完善档案工作体制机制,坚持集中统一领导、分级管理的原则。
      
公司档案信息工作由信息信息处负责集中管理。分别有基建档案、会计档案、设备档案、营销档案、党、政、工管理档案、荣誉实物档案。声像档案59528卷。组织人事档案由人事处、组织部,按照上级劳动人事、组织部门的要求进行管理。
   为了企业信息化建设的需要,1999年公司将档案馆与计算机室合并组建为信息处,把档案管理人员与计算机管理人员相结合,现有大专以上的计算机专业与档案专业的人员10人。为科学整合档案信息资源,加快档案信息数字化建设打下了坚实的人才基础。
   每年年初,由信息部门编制新年度的档案工作计划,包括档案工作经费计划、大修更新计划,经分管领导审核,列入公司生产经营大修更新计划汇编中实施。公司考核部门再将各部门单位的工作计划列入目标责任书,与各部门单位签订目标责任书。每个单位部门的责任书都有文件材料归档的内容。形成了档案信息部门既是考核部门。又是被考核部门,相互制约,互相监督的机制。公司领导在档案信息专业人员配备、档案信息管理制度建设、档案信息经费划拨上,予以档案信息工作大力支持和高度重视。为维护文件材料的完整率、准确率提供了考核管理依据。从体制、机制上保障了企业档案信息管理工作的顺利进行。
   去年以来,根据公司修订企业标准的要求,我们不断完善档案信息管理制度,对于不适应档案工作需要的制度,参照国家标准,结合企业的实际情况进行修订。适时更新文件材料的归档范围,文件材料整理规范等制度。同时,废止部分过时的档案信息管理制度。在各部门单位的工作管理职责中,增加文件材料归档、电子文件归档的内容。与时俱进,形成上下、左右都重视文件材料归档和档案工作的氛围。
   针对机关处室机构调整,人员变化的情况,加强对调整后的兼职档案员和信息安全员的专业技术知识培训教育。积极参加市档案局、市公安局网监处、市互联网协会组织的档案知识、计算机安全知识培训班。学习新知识,新技能,不断提高专职和兼职档案、信息网络安全人员的专业素质。
   
二、把日常收集与重大活动文件归档相结合,建立健全企业档案资源体系。
   
每年年中,信息部门按照档案工作计划和考核职责,积极指导各部门上年度产生的文件材料的归档工作,认真接收、整理、分类、编目、统计工作。并将卷内目录录入电脑和内部网站,以备查阅。新接收档案须填写档案移交目录一式两份,双方负责人签字同意,各执一份。对于借阅档案者,严格执行借阅登记、反馈记录的规定,凡是外单位人员查阅档案,开具档案证明,必须有单位介绍信或者公司领导批示方可查阅。
   为了便于对存放各类档案的密集架进行管理,我们对20列档案密集架进行了编号。在每列密集架正面的标题栏,标注了该列保存档案的主要内容题名。在密集架内部每一格的横梁上,注明该格保存档案的主要内容题名。为提供利用各类文件材料和档案创造基础条件
对于保存、查阅过程中破损的图纸、文件档案,及时进行修补、复制。为延长档案保存寿命,防虫防蛀,我们在每层档案架上都放置了档案防虫药。每年更换一次。文件材料整理按规范要求进行,按问题组卷,按’件’用棉线装订,便于查阅者专项复印和档案保密工作。对久借未还的借档者,每半年催交一次。
   在坚持日常收集与从重大活动中收集文件材料的工作中,采取了多种途径、方式和手段并行:
   
(一)、参加重大建设项目验收。档案管理人员积极参加工程管理部门组织的城市供水管线工程竣工验收。在对道路管线改造、新敷设管线工程和水表出户工程验收中,坚持做到图纸资料与电子档案移交同步。对于因为各种原因不能按时移交竣工档案的情况,采取了以下措施:1、与负责工程管理的部门面对面催交。2、在工作汇报会议上提出催交,请主要领导重视。3、在工程验收表上,注明未交工程档案和应交电子档案名称。4、是直接催交工程施工单位尽快移交。5、是年底根据公司的整体安排,对有关部门年度归档工作进行绩效考核打分。对未归档的部门单位提出处罚意见。通过上述手段,直到工程纸质和电子档案移交齐全、完整为止。
   
(二)、参加重大活动、重点工作。做好上级领导视察、检查工作,重大会议活动、专项活动过程中的文件材料收集工作。

1、是接到有关部门通知后,立即派本处摄像人员前往拍照摄像。编辑加工转发至公司内部网站保存。2、是从参与主办部门人员的照相设备复制转发文字照片。3、从当地的报纸网站、电视台收集与公司有关的视频、文字、照片添加到公司内外网站上。
     (三)、做好日常档案信息收集、归档工作。

凡是与公司供排水有关的内部公文和外部的报纸上的新闻、照片、视频都是本部门收集的范围。
   
我们主要通过下发大事记表,归档通知书、电子邮件、手机照相、短信、微信功能、优盘、网络传输共享、照相机等传统和现代相结合的方式手段,全方位的收集文字、图形、照片等档案信息。对从大同日报、晚报网站、公司文印室、工程设计等部门电脑共享收集到的工程设计竣工图纸、党、政、工管理性的公文等电子档案,及时添加在内部网站相应的栏目,对于重要图形文件网站信息,年底用刻录机刻录光盘备份一次,以备查询。对于企业集体、个人荣誉实物、证书、锦旗、企业重大活动产生的老旧黑白、彩色照片,运用扫描仪进行扫描,保存在内部网站照片库栏目内,便于浏览,或者制作图板进行展览。
   
(四)、优化室藏档案的质量,销毁超期档案资料

在不断做好档案接收、提供利用的工作中。近十年来,我们十分注重优化室藏档案的质量,销毁超期档案资料,提高档案库房设施的有效利用率。对于档案库房有限,档案数量增长无限的状况,对超过保管期限的会计、营销用户档案,按照会计档案保管期限表的规定,已于2006年和2013年分别销毁了两次。均经过公司财务部门审验、鉴定和公司领导、市国资委、市保密局等上级部门审批同意,予以销毁。为新接收档案安全存放、优化档案质量提供了空间,从而实现了档案有进有出、有序管理的良性循环。

三、建好内外网站显示屏三个平台,加强档案编研工作,建立健全企业档案利用体系。
   
(一)、建好三个平台,搞好档案信息资源共享  
   
把分散的档案信息资源,在内外网站上分门别类地、科学地整合起来,充实虚拟档案库,实现档案信息资源共享。
   
1、在公司内部网站上设立了70多个一级栏目,涵盖了党政工生产、营销、工程、设备等部门单位,集公文、论文、视频、声音、图片、知识、信息、档案为一体。档案信息栏目有:档案目录、档案经验、大事记等栏目。十年来,添加信息5000多条,300多万字,机关各处室领导员工浏览内网113000人次。
   
2、在本部门负责的外部网站,除了建立有适宜公开的档案工作经验新闻的档案信息栏目外,还设立了与民生相关的水质公报、供水价格、水源概况、服务站点三十个一级栏目。建立公司网站十年来,共有社会各界人士138000人次浏览了网站。
   
3、在办公楼一层大厅电梯旁,安装运行的LED显示屏上,适时地播放档案法规、企业荣誉、重要公文等信息,在这个五平米的双色显示屏上,每天都在传播档案信息和档案文化,宣传档案和档案工作,提高了全体领导、员工的档案意识和档案法制观念。三年来,显示屏共播放各类信息450条。
   
(二)、开展编研工作主动提供档案信息服务
     
由于我们在内部网站上建立了虚拟档案库,不只各部门领导员工查询浏览相关信息方便、快捷,而且为档案编研工作创造了便利条件。近几年来,围绕公司的中心任务,有针对性的开展编研工作。先后通过内部网站信息和档案信息汇编企业集体个人荣誉汇编、企业大事记、土地证汇编、综合数据汇编、城市供水管网图集汇编、水源井数据、会议纪要等十多种汇编。除了为机关处室领导提供外,还为分散、偏远、查档、浏览内网不便的单位,提供纸质汇编档案信息和电子光盘信息、邮件信息服务。
   
(三)、加快企业营销系统信息化进程
     
近几年,随着城市建设迅猛发展,供水用户逐年快速增加,对供水服务质量提出新的要求。公司现有的营销收费软件,经过近十年的收费实践,在用户数据统计分析,信息资源共享方面存在着不完善之处。现有的服务模式,难以满足用户不断增长的服务需要,为此,计划更新并扩大营销收费系统的功能,增加表务管理、报装系统,已经通过公开招标形式,确定了营销软件开发商为公司开发营销软件。标志着公司信息化建设又上了一个新台阶。
   
四、强化档案实体安全与计算机信息网络安全,建立健全企业档案安全体系
   
(一)、加强档案库房管理,确保档案信息安全
   企业档案是企业的宝贵财富。档案库房是档案信息的重要储藏地。公司档案库房现有面积140平方米。有两节六层档案密集架20列。根据档案库房的管理规定,在玻璃窗上加装防光、防尘窗帘。配备了灭火器并一年一更换。在库房内部张贴了严禁烟火标识牌以及档案库房管理制度。
   严格实行档案库房与阅览室分开的规定。查档者均在阅览室等候查阅。没有特殊情况不得进入档案库房。

每天夜间,办公大楼安装的报警装置与公安局的110链接,超过规定时间上电梯楼梯,就会引起警报。每周有专人值班。上警报前保安人员须在每个楼层巡视一次。安装运行的中央空调,可以实时调节档案库房冷热、温度开关,调节到适宜的温度。保证了档案信息和档案库房的安全,     

(二)、加强信息网络安全工作,签订网络安全责任书

公司现有计算机220台,包括局域网电脑120台。全部接入了互联网,均由本部门进行技术指导、维护和安全管理。为了确保计算机及网络信息系统安全稳定运行,公司信息部门与全部45个机关处室和基层单位的主要负责人签订了网络信息安全责任书,一年一签。明确了不得从事什么,严禁什么,需要建立什么等内容,确定和上报分管网络的领导与信息安全员名单。形成了一把手高度重视,安全员具体负责的格局。

(三)、加强对重要信息系统安全保密检查,提升安全防护能力

认真落实信息部门与各处室、基层单位签订的《信息安全责任书》和公司的《计算机及网络的管理规定》,定期对重要部门单位的信息系统进行重点安全检查。主要是营销、生产、财务信息系统的数据备份,不同网络系统之间分离、信息数据添加审核保密等项工作的安全检查。对重视不够和表现突出的部门单位,进行通报表扬或批评。推动各单位部门像重视生产、工程安全一样重视信息网络安全,有效地提高了集团公司信息系统安全、保密管理水平。

五、加强档案信息工作的宣传报道。

通过内部、外部的不同渠道,以文字、图片的方式宣传档案信息工作。(一)、对于借阅档案后产生的有突出的社会、经济效益实例,我们编写成档案利用效果实例汇编,在公司内部的‘大同供水’刊物上发表刊登,进行广泛的宣传报道。(二)、在档案库房的外围楼道玻璃窗上,制作了十块与企业荣誉、上级领导视察、题词、水源工程、档案信息工作、表彰会、公司厂容厂貌有关的照片展板。(三)、每年总结档案信息工作的有益经验,撰写成经验材料或者论文,积极参加山西省档案学会、大同科协、中国水协组织的年会、论文征集活动或者论文研讨会。

近十年来,企业档案信息工作在各级领导的指导重视下,稳中求进、开拓创新。在档案信息管理体制、服务机制、档案资源建设、档案信息开发利用、档案信息安全保护等方面取得了较大的成绩。共计有企业内部和社会各界的252173人次浏览了公司内、外网站的档案信息。为企业供排水工程设计、施工、生产、经营等部门单位的有关供水管线铺设、管漏抢修、土地纠纷、房屋过户、财务审计等工作的2900人,提供档案信息5100卷。产生了较好的经济效益和社会效益。受到了公司领导、省档案局、市档案局、市统计局、市互联网协会的好评。先后被大同市政府授予全市档案工作先进集体、全市公众信息展示特殊奖等称号。

 

大同市供排水集团有限责任公司信息处 2014年5月20日

发表在河北省档案局《档案天地》2014年增刊 CN13-1184G2

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