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电子档案移交与接收办法(二)
作者:管理员    发布于:2013-01-05 08:59:07    文字:【】【】【

附件2

电子档案的存储结构

    移交载体内电子档案的存储结构如下图所示:

 
    
(一)说明文件命名为说明文件.TXT”,一个载体只有一个说明文件,存放本载体有关信息,包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。

    (二)目录文件命名为文件目录.XML”案卷目录.XML”,存放有关档案的目录信息,目录文件与每份电子档案相对应,根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述(将标识中的文件二字改为案卷),每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。 目录文件XML信息格式如下(encoding属性值可以是“GB18030”“GB2312”“UTF—8”):

    <?xml version="1.0" encoding="GB18030"?>

    <文件目录>

    <文件>

    <顺序号>   </顺序号>

    <档号>     </档号>

    <责任者>   </责任者>

    <题名>     </题名>

    <日期>     </日期>

    <密级>     </密级>

    <电子档案名称 </电子档案名称>

    <备注>     </备注>

    </文件>

    ………

    <文件>

    ………

    </文件>

    </文件目录>

    (三)电子档案文件夹命名为电子档案,存放电子档案及其元数据,一般按年度类别文件的层次设置文件夹。根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍。

    (四)其他文件夹命名为其他,存放各种其他存入载体的文件,主要包括:所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息(包含交接、迁移、转换、保存等元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件)等等,这些文件应采用TXTXML和符合长期保存要求的格式。

    附件3

电子档案移交与接收登记表

交接工作名称

内容描述

移交电子档案数量

移交数据量

载体起止顺序号

移交载体类型、规格

检验内容

单位名称

移交单位:

接收单位:

准确性检验

完整性检验

可用性检验

安全性检验

载体外观检验

填表人

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脚注信息

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