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建档流程
作者:管理员    发布于:2012-08-22 09:06:57    文字:【】【】【

大同市供排水集团建档流程    

         第一步:确定文件材料的收集范围和划分保管期限

        1、收集范围:企业档案的收集范围主要是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。凡是反映单位的职能活动,对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。

        2、划分保管期限:供排水企业档案的保管期限,文书档案分为永久、长期、短期三种,短期为15年、长期为16---50年。

        基建工程档案分为三种永久、长期、短期。永久是指工程档案需永久保存;长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命;短期是指工程档案保存20年以下。

       会计档案的保管期限分别是3年、5年、15年、25年四种。

       3、兼职档案人员应做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。

       第二步:分类    

       分类按照供排水工作的业务范围,按其内容分为八大类五十个小类,1.党群工作类:宣传工作、组织工作、党代会、专题活动、纪检监事、工会工作、职代会、规章制度、综合类;2、政务工作类:企业考评、产权证书、经营证件、财务审计、劳动人事、干部任免、职称评聘、治安保卫、档案信息、车辆管理、规章制度;3、经营销售类:管网资料、用户档案、水质检测、计量管理、计划统计、材料供应、水表检定、规章制度、合同协议;4、生产技术类:生产调度、生产安全、质量管理、 设备管理、科研工作;5、其他类:物业管理、幼教工作;6、财务管理类:会计凭证、会计账簿、会计报表、其他;7、企业荣誉实物类:锦旗、奖状、证书、印章;8、基建工程类:供排水、工程前期文件、设计文件、土建施工、竣工文件、安装工程施工、竣工文件、仪表、电气、消防施工、竣工文件、水厂设备、化验设备、办公设备,上述工作产生的电子文件、声像材料。

        第三步:组卷与排列

        1、组卷:应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。 管理性文件按年度+相同的问题特征+保管期限进行组卷。每卷不宜过厚,一般不超过15mm,超过部分,另外组卷,前后排列。案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。

        2、文件排列:正件在前,附件定稿在后;正文与文件处理单为一件;原件与复制件为一件;上级批复文件在前,请示文件在后;文字材料在前,图样在后。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。档案以卷为单位,按类别不同,统一从“1”大流水排列,先排永久,后排长期、最后排短期。

       第四步 :归档要求

归档的文件材料应为原件,须完整、准确、系统,不得擅自修改或事后补制。严禁有油笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。交接双方要填写移交目录,双方签字。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

        第五步:装订及折叠

        1、去除铁质订书钉、大头针、曲别针。

        2、文件材料按“件”装订。按相同的问题形成的文件材料依次排列装订。以文件左边线和下边线为基准,在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔,用棉线装订,在背面打结,要求结实、平整、美观。

        3、文件中的图纸,按照297x210折叠,图形内容朝内折叠。露出标题栏。基建工程档案,每卷不宜过厚,一般不超过40mm。
  第六步:编文件页码

编文件页码----给每一‘件’或‘卷’归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页,页码编在右下角(背面有文字的编在左下角)。

        第七步: 接收时间

文书档案在次年六月底以前接收完毕;基建工程档案在竣工后3个月内移交;会计档案在当年度整理完毕后,在会计机构保管一年,一年后应移交单位档案部门。

       第八步:编制档号

       档号是有次序地固定档案的位置,便于档案的保管、检索、统计和利用。

       档号编制的要求和方法:

       1、编档号的要求:档号章使用印泥或者印泥油。

       2、编档号要根据档案分类有关的代字、代号确定档号的结构,其档号结构如下:

       档案档号=门类号+年度+分类号+案卷号。

       事例:水质档案7.2010.2,其中7代表水质档案,2010代表年代,2代表案卷号。

        第九步:编制检索工具

        1、档案著录,使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容。

         案卷题名、编制单位、案卷时间、页数、文件份数、保管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。

         2、建立卷内目录、案卷目录、全引目录、分类目录、借阅反馈登记簿等。

         第十步:标注档案盒封面、脊背

        1、档案盒封面的填写:“档号”填写门类号——年度——分类号——案卷号。拟写题名:责任者+关于+问题+的+名称组成。没有标题或标题不规范的,可依据文件内容自拟标题,标题外加“[]”号。

        事例:大同市供排水集团公司关于调整水价 改变用水性质 停止供水的报告改造方案。

          2、脊背上的填写:简要的案卷题名、保管期限。

          3、“立卷单位”填写立档单位全称或规范简称。最好用刻制的印章用印油盖制。

          4、“起止日期”填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。

          5、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。

          6、“密级”:分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

        第十一步:填写备考表

        互见号:填写同一内容不同载体档案的档号,并注明载体类型。备考表还要标注盒内文件的卷数、页数、不同载体文件的数量,说明组卷情况(如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况),立卷人、检查人、立卷时间等。

        第十二步:装盒

        各项内容填写完毕后,将该卷(盒)的卷内目录——文件材料——备考表按顺序装入盒内。

        第十三步;装柜入架

         在柜子的插卡处,架子的横梁处,打印标注柜、架所藏档案的案卷题名卡片 ,便于快速查询利用。

         本流程由信息处负责解释,若国家有新的规定出台。按新规定执行。

                                  2011年6月22日 

 

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